Comprensión del formato de valores obsoletos en Excel: importancia e implicaciones

Si ha comenzado recientemente a utilizar Microsoft Excel, puede que le resulte conveniente que el software actualice y recálculo automáticamente todas las fórmulas de su libro de trabajo. Sin embargo, a medida que su conjunto de datos se expande, la dependencia de los cálculos automáticos puede consumir una cantidad considerable de tiempo y recursos de CPU, lo que genera problemas de rendimiento, como retrasos o bloqueos hasta que se recalculen todas las celdas. Además, cualquier adición o modificación inicia el proceso de recálculo nuevamente. Al utilizar los cálculos manuales, obtiene el control para activar los recálculos para las celdas seleccionadas solo cuando lo considere necesario.

Esta situación puede resultar un poco complicada. Si se mantiene el rango de cálculo en “Manual” durante un período prolongado, podrían aparecer valores obsoletos sin que usted se dé cuenta. Este problema se soluciona mediante una función llamada Formato de valores obsoletos en Excel.

Definición del formato de valor obsoleto

En esencia, el formato de valor obsoleto resalta las celdas que pueden haber sido influenciadas por modificaciones realizadas en otras partes del conjunto de datos.

Por ejemplo, imagina que tienes un conjunto de datos de ventas mensuales que registra a varios vendedores y sus cifras de ventas. Utilizas estos totales para determinar la comisión que se le debe a cada vendedor. Para minimizar los constantes recálculos, es posible que solo calcules las comisiones al final del ciclo de pago. Sin embargo, si un reembolso altera la cantidad de artículos vendidos, este cambio puede afectar potencialmente los totales de la comisión.

Sin el beneficio del formato de valores obsoletos, no sabría si los valores calculados siguen siendo válidos o se han vuelto obsoletos. La única forma de garantizar que su conjunto de datos refleje los datos más actualizados sería forzando un recálculo.

Formato de valores obsoletos en Microsoft 365

Normalmente, Excel no ofrecía opciones para identificar valores obsoletos. Sin embargo, en 2023, Microsoft inició el lanzamiento de una función beta dirigida a los miembros de Microsoft Insiders que utilizan el canal Beta en Windows. En noviembre de 2024, esta función comenzó a estar disponible para todos los usuarios de Excel con Microsoft 365.

La esencia del nuevo formato de valores obsoletos en Excel es sencilla: los valores obsoletos se marcan, resaltan y muestran tachados al instante. A continuación, puede seleccionar cualquier celda con un valor obsoleto y actualizar el cálculo presionando “F9”.

Posteriormente, todo el conjunto de datos se actualiza, eliminando todo el estilo tachado, al menos hasta que los ajustes posteriores resulten en valores obsoletos adicionales.

Esta función de formato de valores obsoletos se introdujo con Excel 365 para Windows, versión 2409 (compilación 18025.20126 o posterior). Sin embargo, es posible que no esté disponible de inmediato para todos los usuarios.

Además, esta opción está actualmente restringida a esa versión específica de Excel, y la personalización del formato de valor obsoleto está limitada a la opción de tachado por ahora.

Implementación manual del formato de valores obsoletos en Excel

Si está en otra versión de Windows o prefiere un formato distinto al tachado, puede configurar un sistema de marca de tiempo simple para monitorear las celdas modificadas recientemente.

Paso 1: crea una columna de marca de tiempo junto a los valores que se actualizan con frecuencia y asegúrate de que la columna tenga el formato de fecha. Por ejemplo, si los valores están en la columna B, designa la columna C para las marcas de tiempo.

Paso 2: Cada vez que ingrese o modifique un valor en la columna B, navegue hasta la fila correspondiente en la columna C y use “ Ctrl + Shift + ;” seguido de “ Ctrl + ;” para insertar una marca de tiempo que indique la fecha y la hora de la modificación.

Paso 3: Aplique formato condicional a la columna Marca de tiempo (vaya a Formato condicional > Nueva regla).

Paso 4: Por ejemplo, puede resaltar todas las celdas con valores anteriores a siete días utilizando la fórmula =TODAY() - $B1 > 7. Al aplicar esta fórmula en formato condicional, ajuste la referencia de celda para incluir las referencias de fila correctas.

Al hacer esto, podrá identificar fácilmente qué celdas no se han actualizado durante un tiempo, lo que indica que pueden contener valores obsoletos.

También puedes experimentar con varios criterios de marca de tiempo, como por ejemplo ajustarlos para marcar como obsoletos los cambios más recientes en lugar de los más antiguos.