Microsoft Excel se distingue comme un outil accessible pour le suivi des dépenses de base, à condition de s’engager à utiliser une méthode de saisie cohérente. Notamment, vous pouvez réaliser un travail considérable avec un minimum de connaissances ou d’expérience préalables dans Excel. En établissant un modèle ou un cadre simple, vous pouvez commencer à le personnaliser pour extraire les informations dont vous avez besoin.
Comment créer manuellement un suivi budgétaire mensuel dans Excel
Étape 1 : Configurer un nouveau classeur et créer une feuille pour les flux de revenus et de dépenses
Il est donc judicieux de commencer à zéro en établissant une liste des revenus et des dépenses prévus. Vous pouvez créer cette liste de manière générale ou en la complétant par des catégories plus détaillées.
Voici un aperçu concis des catégories potentielles que vous pourriez inclure, qui peuvent être enregistrées dans la première feuille intitulée « Catégories ».
Étape 2 : ajouter une nouvelle feuille pour le premier mois
Sélectionnez une nouvelle feuille dans votre classeur et renommez-la pour refléter le mois et l’année spécifiques que vous souhaitez surveiller.
Étape 3 : Décrivez vos catégories
Développez deux tableaux plus petits pour différencier les revenus et les dépenses, en énumérant les catégories verticalement l’une en dessous de l’autre.
À ce stade, vous avez la possibilité de résumer votre budget pour chaque mois de manière simplifiée ou de créer un tableau plus complexe qui tient compte des dépenses quotidiennes ou hebdomadaires.
Étape 4 : Organisez vos dépenses par jours ou par semaines
Une approche mixte peut être adoptée ici. Le suivi de vos dépenses sur une base hebdomadaire peut faciliter le processus, mais certaines dépenses nécessaires peuvent n’avoir lieu que mensuellement. Par conséquent, vous pouvez détailler la catégorie « Alimentation » par semaines spécifiques.
Étape 5 : Appliquer les formules pour les totaux hebdomadaires ou quotidiens
Pour chaque catégorie de suivi des dépenses hebdomadaires ou quotidiennes, vous devez créer une cellule « Total » qui calcule la somme de la ligne correspondante à l’aide de la formule « » =SUM(Start_Cell:End_Cell).
Voici comment procéder :
- Cliquez sur la cellule désignée pour le total.
- Tapez le signe égal.
- Saisissez « SOMME » et appuyez sur « Tab ».
- Mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez additionner.
- Appuyez sur « Entrée ».
Vous devrez effectuer ce processus pour chaque catégorie ; cependant, vous pouvez l’accélérer en utilisant la poignée de remplissage dans le coin inférieur droit de la cellule pour faire glisser vers le bas et appliquer la formule à la ligne suivante.
Étape 6 : Insérez les sous-totaux pour chaque catégorie
Pour simplifier le processus, ajoutez une ligne supplémentaire à chaque sous-catégorie pour répertorier son sous-total, qui contribuera au total global.
Pour ajouter une ligne, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’en-tête situé sous la ligne ciblée et choisissez « Insérer ». Par exemple, pour créer un sous-total sous « Salaire », cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne 7 pour y insérer une nouvelle entrée.
Voici une brève illustration de la manière dont le tableau doit être formaté.
Étape 7 : Calculer les sous-totaux
Utilisez la même formule SOMME utilisée pour le décompte hebdomadaire des aliments pour obtenir les sous-totaux pour chaque catégorie.
Étape 8 : Calculer les chiffres mensuels totaux
Créez un tableau compact qui enregistre toutes les catégories ainsi que leurs sous-totaux respectifs. Faites référence à chaque « sous-total » directement, par exemple, en faisant référence au sous-total des revenus de la cellule C7 avec « =C7. » Pour ce faire, sélectionnez une cellule, saisissez le signe égal, cliquez sur la cellule souhaitée, puis appuyez sur « Entrée ».
Pensez à fusionner la cellule du nom de la catégorie pour améliorer la visibilité. Vous pouvez trouver l’option « Fusionner » dans la section « Alignement » de l’onglet « Accueil ».
Étape 9 : Dériver le total mensuel global
Utilisez la formule SUM finale pour déterminer le total du mois. Cette fois, il est essentiel de soustraire le total des dépenses du sous-total des revenus.
- Cliquez sur la cellule « Total mensuel » (par exemple, H7).
- Tapez le signe égal.
- Cliquez sur la cellule Sous-total des revenus.
- Entrez le signe moins.
- Tapez « SOMME », puis appuyez sur « Tab ».
- Sélectionnez toutes les cellules pertinentes de votre tableau plus petit.
- Fermez le crochet avec « ) » et appuyez sur « Entrée ».
Ci-dessous, vous verrez la formule qui résulte de ce processus dans la cellule H7.
Étape 10 : dupliquer la feuille mensuelle pour les mois supplémentaires
Pour dupliquer une feuille, cliquez avec le bouton droit sur son nom dans l’onglet inférieur et sélectionnez « Déplacer ou copier ».
Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cochez l’option « Créer une copie », puis cliquez sur « OK ».
Renommez la nouvelle feuille (clic droit et choisissez « Renommer ») et répétez ces étapes pour générer autant de feuilles mensuelles que nécessaire.
Étape 11 : Commencez à saisir vos données
Votre outil de suivi budgétaire est maintenant terminé et vous pouvez commencer à saisir vos données comme vous le souhaitez.
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