Comprendre le formatage des valeurs obsolètes dans Excel : importance et implications

Si vous avez récemment commencé à utiliser Microsoft Excel, vous trouverez peut-être pratique que le logiciel mette à jour et recalcule automatiquement toutes les formules de votre classeur. Cependant, à mesure que votre ensemble de données s’agrandit, le recours aux calculs automatiques peut consommer beaucoup de temps et de ressources CPU, ce qui entraîne des problèmes de performances tels que des retards ou des blocages jusqu’à ce que toutes les cellules soient recalculées. De plus, tout ajout ou modification relance le processus de recalcul. En utilisant des calculs manuels, vous obtenez le contrôle pour déclencher des recalculs pour les cellules sélectionnées uniquement lorsque vous le jugez nécessaire.

Ce scénario peut poser quelques problèmes. Le fait de conserver la plage de calcul définie sur « Manuel » pendant une période prolongée peut entraîner l’apparition de valeurs obsolètes à votre insu. Ce problème est résolu grâce à une fonctionnalité appelée Mise en forme des valeurs obsolètes dans Excel.

Définition du formatage des valeurs obsolètes

Essentiellement, la mise en forme des valeurs obsolètes met en évidence les cellules qui peuvent avoir été influencées par des modifications apportées ailleurs dans votre ensemble de données.

Par exemple, imaginez que vous disposez d’un ensemble de données de ventes mensuelles qui suit plusieurs vendeurs et leurs chiffres de vente. Vous utilisez ces totaux pour déterminer la commission due à chaque vendeur. Pour minimiser les recalculs constants, vous pouvez uniquement calculer les commissions à la fin du cycle de paiement. Cependant, si un remboursement modifie la quantité d’articles vendus, ce changement peut potentiellement affecter le total des commissions.

Sans l’avantage d’un formatage de valeurs obsolètes, vous ne sauriez pas si vos valeurs calculées restent valides ou sont obsolètes. La seule façon de garantir que votre ensemble de données reflète les données les plus récentes serait de forcer un recalcul.

Formatage des valeurs obsolètes dans Microsoft 365

En temps normal, Excel ne propose pas d’options permettant d’identifier les valeurs obsolètes. Pourtant, en 2023, Microsoft a lancé le déploiement d’une fonctionnalité bêta destinée aux Microsoft Insiders utilisant le canal bêta sur Windows. En novembre 2024, cette fonctionnalité a commencé à être accessible à tous les utilisateurs d’Excel avec Microsoft 365.

Le principe de la nouvelle mise en forme des valeurs obsolètes dans Excel est simple : les valeurs obsolètes sont instantanément signalées, mises en surbrillance et affichées barrées. Vous pouvez ensuite sélectionner n’importe quelle cellule contenant une valeur obsolète et actualiser le calcul en appuyant sur « F9 ».

Par la suite, l’ensemble des données est actualisé, supprimant tous les styles barrés, au moins jusqu’à ce que les ajustements ultérieurs génèrent des valeurs obsolètes supplémentaires.

Cette fonctionnalité de mise en forme des valeurs obsolètes a été introduite avec Excel 365 pour Windows, version 2409 (Build 18025.20126 ou ultérieure). Toutefois, elle peut ne pas être immédiatement disponible pour tous les utilisateurs.

De plus, cette option est actuellement limitée à cette version spécifique d’Excel, et la personnalisation de la mise en forme des valeurs obsolètes est limitée à l’option barrée pour le moment.

Mise en œuvre manuelle du formatage des valeurs obsolètes dans Excel

Si vous utilisez une autre version de Windows ou préférez un formatage autre que le barré, vous pouvez configurer un système d’horodatage simple pour surveiller les cellules récemment modifiées.

Étape 1 : créez une colonne Horodatage à côté des valeurs fréquemment mises à jour, en veillant à ce que la colonne soit formatée en tant que Date. Par exemple, si vos valeurs se trouvent dans la colonne B, désignez la colonne C pour les horodatages.

Étape 2 : Chaque fois que vous saisissez ou modifiez une valeur dans la colonne B, accédez à la ligne correspondante dans la colonne C et utilisez « Ctrl + Shift + ;» suivi de « Ctrl + ;» pour insérer un horodatage indiquant la date et l’heure de la modification.

Étape 3 : appliquez une mise en forme conditionnelle à la colonne Horodatage (accédez à Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle).

formatage des valeurs obsolètes dans Excel 1

Étape 4 : par exemple, vous pouvez mettre en surbrillance toutes les cellules contenant des valeurs datant de plus de sept jours à l’aide de la formule =TODAY() - $B1 > 7. Lorsque vous appliquez cette formule dans la mise en forme conditionnelle, ajustez la référence de cellule pour prendre en compte les références de ligne correctes.

formatage des valeurs obsolètes dans Excel 2

En faisant cela, vous pourrez facilement identifier les cellules qui n’ont pas été mises à jour depuis un certain temps, indiquant qu’elles peuvent contenir des valeurs obsolètes.

Vous pouvez également expérimenter différents critères d’horodatage, comme l’ajustement pour signaler les modifications les plus récentes comme obsolètes plutôt que les plus anciennes.