Se hai iniziato di recente il tuo percorso con Microsoft Excel, potresti trovare comodo che il software aggiorni e ricalcol automaticamente tutte le formule nella tua cartella di lavoro. Tuttavia, man mano che il tuo set di dati si espande, affidarsi ai calcoli automatici potrebbe consumare molto tempo e risorse della CPU, causando problemi di prestazioni come ritardi o blocchi finché tutte le celle non vengono ricalcolate. Inoltre, qualsiasi aggiunta o modifica avvia nuovamente il processo di ricalcolo. Utilizzando calcoli manuali, ottieni il controllo per attivare i ricalcoli per le celle selezionate solo quando lo ritieni necessario.
Questo scenario può creare una piccola sfida. Mantenere l’intervallo di calcolo impostato su “Manuale” per un periodo prolungato potrebbe causare la visualizzazione di valori obsoleti senza che tu ne sia a conoscenza. Questo problema viene risolto tramite una funzionalità chiamata Formattazione valore obsoleto in Excel.
Definizione della formattazione dei valori obsoleti
In sostanza, la formattazione dei valori obsoleti evidenzia le celle che potrebbero essere state influenzate da modifiche apportate altrove nel set di dati.
Ad esempio, immagina di avere un set di dati sulle vendite mensili che tiene traccia di più venditori e delle loro cifre di vendita. Utilizzi questi totali per determinare la commissione dovuta a ciascun venditore. Per ridurre al minimo i ricalcoli costanti, potresti calcolare le commissioni solo alla fine del ciclo di pagamento. Tuttavia, se un rimborso modifica la quantità di articoli venduti, questa modifica può potenzialmente influenzare i totali delle commissioni.
Senza il vantaggio della formattazione dei valori obsoleti, non sapresti se i tuoi valori calcolati rimangono validi o sono diventati obsoleti. L’unico modo per garantire che il tuo set di dati rifletta i dati più recenti sarebbe forzare un ricalcolo.
Formattazione dei valori obsoleti in Microsoft 365
Di solito, Excel non offriva opzioni per identificare valori obsoleti. Tuttavia, nel 2023, Microsoft ha avviato un rollout per una funzionalità beta rivolta ai Microsoft Insider che utilizzano il Canale Beta su Windows. Entro novembre 2024, questa funzionalità ha iniziato a diventare accessibile a tutti gli utenti di Excel con Microsoft 365.
L’essenza della nuova formattazione dei valori obsoleti in Excel è semplice: i valori obsoleti vengono immediatamente contrassegnati, evidenziati e visualizzati con una barratura. Puoi quindi selezionare qualsiasi cella con un valore obsoleto e aggiornare il calcolo premendo “F9”.
Successivamente, l’intero set di dati viene aggiornato, rimuovendo tutto lo stile barrato, almeno finché successive modifiche non produrranno ulteriori valori obsoleti.
Questa funzionalità di formattazione dei valori obsoleti è stata introdotta con Excel 365 per Windows, versione 2409 (build 18025.20126 o successiva). Tuttavia, potrebbe non essere immediatamente disponibile per tutti gli utenti.
Inoltre, questa opzione è attualmente limitata a quella specifica versione di Excel e la personalizzazione della formattazione dei valori obsoleti è per ora limitata all’opzione barrata.
Implementazione manuale della formattazione dei valori obsoleti in Excel
Se utilizzi un’altra versione di Windows o preferisci una formattazione diversa dal barrato, puoi impostare un semplice sistema di marca temporale per monitorare le celle modificate di recente.
Fase 1: Crea una colonna Timestamp accanto ai valori aggiornati di frequente, assicurandoti che la colonna sia formattata come Data. Ad esempio, se i tuoi valori sono nella colonna B, designa la colonna C per i timestamp.
Passaggio 2: ogni volta che si immette o si modifica un valore nella colonna B, passare alla riga corrispondente nella colonna C e utilizzare “ Ctrl + Shift + ;” seguito da “ Ctrl + ;” per inserire un timestamp che indichi la data e l’ora della modifica.
Passaggio 3: applicare la formattazione condizionale alla colonna Timestamp (vai a Formattazione condizionale > Nuova regola).
Fase 4: Ad esempio, puoi evidenziare tutte le celle con valori più vecchi di sette giorni usando la formula =TODAY() - $B1 > 7. Quando applichi questa formula in Formattazione condizionale, regola il riferimento di cella per adattarlo ai riferimenti di riga corretti.
In questo modo, sarà possibile identificare facilmente quali celle non sono state aggiornate da un po’ di tempo, il che potrebbe indicare che contengono valori obsoleti.
È anche possibile sperimentare diversi criteri di marcatura temporale, ad esempio impostando di contrassegnare le modifiche più recenti come obsolete anziché quelle più vecchie.
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