Compreendendo a formatação de valores obsoletos no Excel: importância e implicações

Se você começou recentemente sua jornada com o Microsoft Excel, pode achar conveniente que o software atualize e recalcule automaticamente todas as fórmulas dentro de sua pasta de trabalho. No entanto, conforme seu conjunto de dados se expande, a dependência de cálculos automáticos pode consumir tempo substancial e recursos de CPU, levando a problemas de desempenho como atraso ou congelamento até que todas as células sejam recalculadas. Além disso, qualquer adição ou modificação inicia o processo de recálculo novamente. Ao usar cálculos manuais, você ganha o controle para acionar recálculos para células selecionadas somente quando julgar necessário.

Este cenário pode criar um pouco de desafio. Manter o intervalo de cálculo definido como “Manual” por um longo período pode resultar em valores desatualizados aparecendo sem seu conhecimento. Este problema é resolvido por meio de um recurso chamado Formatação de Valor Obsoleto no Excel.

Definindo formatação de valor obsoleto

Em essência, a formatação de valores obsoletos destaca células que podem ter sido influenciadas por modificações feitas em outras partes do seu conjunto de dados.

Por exemplo, imagine que você tem um conjunto de dados de vendas mensais rastreando vários vendedores e seus números de vendas. Você utiliza esses totais para determinar a comissão devida a cada vendedor. Para minimizar recálculos constantes, você pode calcular comissões somente no final do ciclo de pagamento. No entanto, se um reembolso alterar a quantidade de itens vendidos, essa mudança pode afetar potencialmente os totais de comissão.

Sem o benefício da formatação de valores obsoletos, você não saberia se seus valores computados permanecem válidos ou se tornaram desatualizados. A única maneira de garantir que seu conjunto de dados reflita os dados mais atuais seria forçando um recálculo.

Formatação de valor obsoleto no Microsoft 365

Normalmente, o Excel não oferecia opções para identificar valores obsoletos. No entanto, em 2023, a Microsoft iniciou uma implementação para um recurso beta voltado para Microsoft Insiders usando o Canal Beta no Windows. Em novembro de 2024, esse recurso começou a se tornar acessível a todos os usuários do Excel com o Microsoft 365.

A essência da nova formatação de valores obsoletos no Excel é direta: valores obsoletos são instantaneamente sinalizados, destacados e exibidos com um tachado. Você pode então selecionar qualquer célula com um valor obsoleto e atualizar o cálculo pressionando “F9”.

Posteriormente, todo o conjunto de dados é atualizado, removendo todo o estilo tachado, pelo menos até que ajustes subsequentes resultem em valores obsoletos adicionais.

Esse recurso de formatação de valor obsoleto foi introduzido com o Excel 365 para Windows, versão 2409 (Build 18025.20126 ou posterior). No entanto, ele pode não estar imediatamente disponível para todos os usuários.

Além disso, essa opção está atualmente restrita àquela versão específica do Excel, e a personalização da formatação de valores obsoletos está limitada à opção tachado por enquanto.

Implementando formatação de valor obsoleto manualmente no Excel

Se você estiver usando outra versão do Windows ou preferir uma formatação diferente de tachado, você pode configurar um sistema simples de registro de data e hora para monitorar células modificadas recentemente.

Etapa 1: Crie uma coluna Timestamp ao lado dos valores atualizados com frequência, garantindo que a coluna esteja formatada como uma Data. Por exemplo, se seus valores estiverem na coluna B, designe a coluna C para timestamps.

Etapa 2: Cada vez que você inserir ou alterar um valor na coluna B, navegue até a linha correspondente na coluna C e use “ Ctrl + Shift + ;” seguido de “ Ctrl + ;” para inserir um registro de data e hora indicando a data e a hora da modificação.

Etapa 3: aplique formatação condicional à coluna Carimbo de data/hora (vá para Formatação condicional > Nova regra).

Etapa 4: Por exemplo, você pode destacar todas as células com valores mais antigos que sete dias usando a fórmula =TODAY() - $B1 > 7. Ao aplicar esta fórmula na Formatação Condicional, ajuste a referência da célula para acomodar as referências de linha corretas.

Ao fazer isso, você poderá identificar facilmente quais células não foram atualizadas há algum tempo, indicando que elas podem conter valores desatualizados.

Você também pode experimentar vários critérios de registro de data e hora, como ajustar para sinalizar alterações mais recentes como obsoletas em vez de alterações mais antigas.